طبق تعریف پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، پروژه تلاشی است موقتی که برای تولید محصول، خدمات یا نتیجه‌ای منحصر به فرد انجام می‌شود. در زیر به شرح اینکه پروژه چیست و تفاوت‌های آن با عملیات به بحث و بررسی می‌پردازیم.
کارهای سازمانی (Organizational Works) را می‌توان به دو دسته تقسیم کرد:
1 . کارهای دائمی یا جاری (Operations)
2 . کارهای پروژه‌ای یا موقتی (Projects)
کارهای دائمی یا جاری به کارهایی گفته می‌شود که بطور مستمر در درون سازمان جاری و ساری هستند و خود معمولاً به دو دسته تقسیم می‌شوند:
1 . صف
2 . ستاد
پروژه، در مدیریت پروژه چیست؟
پروژه به عنوان دنباله ای از وظایف تعریف می شود که باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص تکمیل شود. طبق گفته موسسه مدیریت پروژه (PMI)، اصطلاح پروژه به “هر تلاش موقت با شروع و پایان مشخص” اشاره دارد. بسته به پیچیدگی آن، می توان آن را توسط یک نفر یا صدها نفر مدیریت کرد.
ویژگی‌های یک پروژه موفق
پروژه مجموعه‌ای از وظایف وابسته به هم است، که دارای یک هدف مشترک هستند. پروژه‌ها دارای ویژگی‌های زیر هستند:
۱ . تاریخ شروع و پایان مشخص
پروژه‌هایی وجود دارند که چندین سال طول می‌کشند اما یک پروژه نمی‌تواند برای همیشه ادامه یابد. این باید یک شروع روشن، یک پایان مشخص و یک نمای کلی از آنچه در این بین اتفاق می‌افتد داشته باشد.
۲ . یک پروژه، چیز جدیدی ایجاد می‌کند
هر پروژه منحصر به فرد است، چیزی را تولید می‌کند که قبلا وجود نداشته است. یک پروژه فعالیتی است که یک بار و یکبار مصرف می‌کند و هرگز دوباره به همان شکل تکرار نمی‌شود.
۳ . یک پروژه دارای مرزهایی است
یک پروژه در محدودیت‌های زمانی، پولی، کیفیتی و عملکردی خاص عمل می‌کند.
۴ . یک پروژه به طور معمول تجارت نیست
پروژه‌ها اغلب با فرآیندها اشتباه گرفته می‌شوند. یک فرآیند مجموعه‌ای از مراحل معمول و از پیش تعریف شده برای انجام یک عملکرد خاص است، مثلاً تأییدیه بازپرداخت هزینه. این یک فعالیت یکباره نیست. تعیین می‌کند که هر بار چگونه یک عملکرد خاص انجام می‌شود.
کارهای صف، کارهای ستاد و پروژه‌ها چه هستند؟
واحدهای صف
واحدهای صف، واحدهایی هستند که کار اصلی سازمان را انجام می‌دهند. کار اینها مأموریت اصلی سازمان شماست. فرض کنید کار شرکت شما مهندسی یا طراحی، تأمین، ساخت و راه‌اندازی کارخانجات سیمان یا نیروگاه‌های حرارتی یا پالایشگاه‌ها است. در سه شرکت نامبرده، طبیعتاً واحدهای مهندسی، واحدهای تأمین و تجهیزات، واحد اجرا یا ساخت، واحد نصب و راه‌اندازی و واحد فروش، واحدهای صف هستند.
.. اپلیکیشن موبایل ..
مدیران صف
مدیران صف یا مدیران عملیاتی (Operations Mangers)، مدیرانی هستند که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می‌کنند. یعنی، فارغ از اینکه شرکت شما یک شرکت عملیات-محور (Operation-oriented) باشد یا یک شرکت پروژه-محور (Project-oriented)، واحدهای صف هستند که برای سازمان‌تان پول تولید و منافع ایجاد می‌کنند.
این واحدها خط مقدم شرکت شما هستند که اگر خوب کار کنند پول وارد شرکت می‌شود. اصطلاحاً می‌گویند اینها هسته کسب و کار (Core business) شما هستند، یعنی کسب و کار اصلی شرکت شما را اینها انجام می‌دهند. مدیران صف مسئول‌اند که تضمین کنند عملکرد کسب و کار، بهره وری لازم را دارد.
واحدهای ستاد
اما در هر سازمان دائمی، علاوه بر کارهای صف، یک سری کارهای ستادی نیز وجود دارد. نام دیگر کارهای ستادی، کارهای پشتیبانی است. برخی از واحدها در سازمان هستند که کار اصلی شرکت را انجام نمی‌دهند، اما وجودشان برای شرکت‌داری و اینکه چرخ شرکت را بچرخانیم لازم است و کارشان هم از جنس پشتیبانی‌ست؛ مثل واحد امور مالی، منابع انسانی، اداری، حسابداری، IT، حراست فیزیکی و امثالهم. در واقع شرکت به وجود نیامده تا این واحدها کار کنند. اما وقتی شرکتی را خلق کردیم تا کار اصلی خود را انجام دهیم، به اینها هم نیاز داریم.
مدیران ستاد
به مدیران این واحدها، مدیران ستادی (Functional Managers) یا مدیران وظیفه‌ای یا پشتیبانی می‌گویند. این مدیران، که کارشان راهبری و نظارت کلان سازمان است، بیشتر بر نظارت مدیریت (Management oversight) متمرکز هستند. یعنی اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران سازمان به طور مداوم درگیر و به طور واضح متعهد به تحویل محصول یا خدمت مورد ارائه سازمان باشند و مأموریت‌های محوله رهبران سازمان را تحقق بخشند.
واحدها و مدیران پروژه
همانطور که گفته شد، واحدهای صف و ستاد دائمی هستند، یعنی تا وقتی سازمان پابرجاست این واحدها نیز هستند. اما در سازمان، واحد یا واحدهای دیگری نیز هستند که موقتی‌اند و آنها پروژه‌ها هستند که توسط مدیران پروژه (Project Managers) مدیریت می‌شوند. مدیر پروژه فردی است که توسط سازمان مجری برای هدایت تیمی که مسئول دستیابی به اهداف پروژه است منتصب می‌شود.
پروژه-محور یا عملیات-محور؟
وقتی حجم زیادی از کارهای یک شرکت را پروژه‌ها تشکیل دهند، ساختار شرکت هم متأثر از آنها خواهد بود. به چنین شرکت‌هایی پروژه-محور می‌گویند؛ مانند یک شرکت پیمانکاری. برعکس، وقتی حجم کارهای عملیاتی، یعنی صف و کارهای جاری و تکرارپذیر زیادتر می‌شود و حجم کارهای پروژه‌ای کمتر، به چنین شرکت‌هایی عملیات-محور گفته می‌شود.
به عنوان مثال، یک شرکت تولید آب معدنی و یک شرکت خدمات انفورماتیک هر دو عملیات-محور هستند. عملیات شرکت اول از نوع تولید کالاست (تولید-محور: Production-oriented) و عملیات شرکت دوم از نوع ارائه خدمات (خدمات-محور: Service-oriented).
اما دسته سومی از شرکتها نیز هستند که بین کار پروژه‌ای و کار جاری آنها از نظر حجم تفاوت چندانی وجود ندارد. به اینها شرکتهای هیبرید (Hybrid) (یا شرکتهای دوزیست) می‌گویند. یعنی شرکت‌هایی که هم پروژه-محورند و هم عملیات-محور. مانند گروه مپنا که در درون خود هم شرکتهای عملیات-محوری چون «شرکت مهندسی و ساخت توربین مپنا (توگا)»، «شرکت مهندسی و ساخت بویلر و تجهیزات مپنا» و «شركت مهندسی و ساخت ژنراتور مپنا (پارس)» دارد و هم شرکتهای پروژه-محوری مانند «شرکت احداث و توسعه پروژه‌های ویژه مپنا (توسعه سه)». انواع ساختارهای سازمانی به طور مشروح در مقاله‌ای چهار قسمتی توضیح داده شده‌اند.
برخی از ویژگی‌های مشترک بین تمامی کارهای سازمان، اعم از کارهای جاری و پروژه‌ای، عبارت‌اند از:
- نیاز به افراد برای انجام شدن
- سر و کار داشتن با مجموعه‌ای از محدودیت‌ها؛ مثل منابع، ماشین‌آلات، نیروی انسانی، تجهیزات و …
- و کار داشتن با مجموعه‌ای از محدودیت‌ها؛ مثل منابع، ماشین‌آلات، نیروی انسانی، تجهیزات و …
- نیازمندی به برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل
- تلاش برای تحقق یک یا چند هدف
از سوی دیگر، پروژه‌ها سه ویژگی منحصربفرد دارند که آنها را از کارهای جاری متمایز می‌کند:
۱. موقتی بودن
پروژه‌ها موقتی‌اند؛ اما موقتی بودن به معنی کوتاه مدت بودن نیست. ممکن است پروژه‌ای به 5، 10 یا 25 سال زمان نیاز داشته باشد، اما همیشه یک زمان شروع و یک زمان پایان دارد.
۲. تولید محصول منحصربفرد
پروژه‌ها محصول منحصربفرد تولید می‌کنند. اگر در خط تولید آب معدنی روزانه 100.000 بطری تولید شود و تعدادی از آنها شبیه به بقیه نباشند، این یک ایراد است. زیرا ماهیت خط تولید ساختن محصولات شبیه به هم است. درحالیکه در پروژه این موضوع کاملاً برعکس می‌باشد.
از آنجایی که ماهیت کار یک شرکت سد‌سازی یا یک شرکت ساخت نیروگاه یا پالایشگاه، ماهیت کار تولید نیست، به هیچ عنوان محصولات خروجی آن، در عین شباهت با قبلی‌ها، عیناً با آنان یکسان نخواهد بود. زیرا پروژه‌ها همواره با چالش‌های عمده‌ای همچون تغییر در موقعیت جغرافیایی، خواسته‌های مشتری، شرایط اقتصادی، سیاسی و بسیاری مسائل دیگر دست به گریبان‌اند که هر کدام می‌تواند بر خروجی کار تأثیر بسزایی داشته باشه. با توجه به آنچه گفته شد:
| ساخت کارخانه تولید قطعات بدنه خودرو | موقت | محصول منحصربفرد | پروژه |
| تولید قطعات بدنه خودرو | مداوم و تکراری | محصول مشابه | عملیات |
| تولید نرم‌افزار پیش‌بینی وضع هوا | موقت | محصول منحصربفرد | پروژه |
۳. وضوح تدریجی
آخرین ویژگی منحصربفرد پروژه‌ها، مفهومی است به نام وضوح تدریجی (Progressive elaboration). یکی از ویژگی‌های پروژه‌ها این است که در ابتدا با مقدار زیادی عدم قطعیت سر و کار دارند. این مقدار در ابتدای پروژه در بیشترین میزان است. اما با گذشت زمان و پیشرفت کار، مجریان ذره ذره اطلاعات بیشتری به دست می‌آورند و بهتر می‌توانند برای آینده برنامه‌ریزی کنند.
.. طراحی اپلیکیشن حرفه ای ..
اگر شما شرکتی هستید که سالها در یک صنعت خاص کار کرده‌اید، با استفاده از تجارب گذشته خود می‌توانید میزان عدم قطعیت اولیه پروژه‌هایتان را کاهش دهید ولی هیچ وقت نمی‌توانید آنرا به صفر برسانید. بیشترین میزان عدم قطعیت در طول پروژه در ابتدای آن است. هر جا عدم قطعیت بالاست، طبیعتاً ریسک هم بالاست. اما در طول زمان، وقتی که واحدهای پروژه شروع به کار کردن می‌کنند، مثلاً در یک پروژه مهندسی، تدارکات و ساخت (EPC)، امور مهندسی نخست اقدام به طراحی پایه‌ای می‌کند، سپس طراحی جزئیات و همینطور که پروژه به جلو می‌رود، قدم به قدم و بطور مداوم ابهامات پروژه کمتر شده و جای خود را به معلومات و کشفیات می‌دهد. برخی از مهمترین موارد عدم قطعیت در ابتدای پروژه‌ها عبارتند از: مجموع کار، روش‌ها، زمان‌ها، هزینه‌ها، مشکلات و جزئیات محصول.
نکته آخر
پروژه‌ها می‌توانند برون یا درون سازمانی باشند. اگر در شرکتهای پیمانکاری کار می‌کنید، با شنیدن نام پروژه، احتمالاً به یاد پروژه‌هایی می‌افتید که با شرکت در مناقصات یا ترک تشریفات یا سایر روش‌های جذب پروژه از بیرون سازمان گرفته‌اید. اما به یاد داشته باشید یک سری از پروژه‌ها درون شرکتی‌اند؛ پروژه ارتقای IT شرکت، پروژه بهبود وضعیت رستوران شرکت، پروژه پیاده‌سازی برنامه‌ریزی استراتژیک در شرکت، پروژه پیاده‌سازی یا استقرار PMBOK در شرکت و پروژه بهبود سیستم‌های اطلاعاتی شرکت نمونه‌هایی از پروژه‌های درون سازمانی‌اند.
.. سورتا ..
از سوی دیگر، اگر در شرکتهای کارفرمایی کار می‌کنید، به احتمال زیاد نخست به یاد پروژه‌هایی می‌افتید که سازمان متبوع‌تان تعریف و اجرایش را به شرکتهای پیمانکاری واگذار می‌کند. در شرکتهای کارفرمایی، پروژه‌های اصلی و بزرگ سازمان پروژه‌هایی است که خود شرکت تعریف می‌کند؛ یعنی پروژه‌های درون سازمانی‌اش.
برعکس، در شرکتهای پیمانکاری، پروژه‌های اصلی و درآمدزای شرکت، آنهایی است که از بیرون سازمان به عهده می‌گیرند و پروژه‌های درون‌سازمانی بیشتر برای اموراتی همچون گرداندن شرکت است. بنابراین، باید این موضوع را مدنظر داشت که در شرکتهای پیمانکاری پروژه‌ها فقط پیمانکاری، و در شرکتهای کارفرمایی صرفاً کارفرمایی نیست. در هر شرکتی ترکیبی از پروژه‌های درون و برون سازمانی با درجات متفاوت اهمیت وجود دارد.
بازتاب: عوامل محیطی سازمان: عواملی خارج از کنترل و محدوده پروژه که بر آن اثر می‌گذارند.
بازتاب: دارایی های فرآیندی سازمان: روال‌ها، سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها و اطلاعات ذخیره شده در سازمان