برای مدیریت بهتر در یک سازمان به ابزارها و منابعی نیازمندیم. یکی از مهمترین و کارآمدترین ابزارهای مدیریتی داشبورد مدیریتی است. داشبوردها به مدیران کمک می‌کنند تا با دقت و سرعت بیشتری تصمیمات خود را اتخاذ کنند. برخی از مزایای استفاده از داشبوردهای مدیریتی در سازمان‌ها عبارتند از:
• کاهش زمان صرف شده برای تولید گزارشات:
با استفاده از داشبوردهای مدیریتی، مدیران نیاز به تولید گزارشات سنگین و پیچیده را نخواهند داشت. با دسترسی به یک منبع تک جلوه، آنها می توانند به راحتی به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند.
• افزایش شفافیت
با استفاده از داشبوردهای مدیریتی، مدیران قادر خواهند بود تصمیمات خود را بر اساس داده‌های واقعی و شفاف تر اتخاذ کنند.
• افزایش کارآمدی:
با استفاده از داشبوردهای مدیریتی، مدیران قادر خواهند بود به سرعت و با دقت بالاتر، تصمیمات خود را اتخاذ کنند.
• کاهش خطای انسانی:
با استفاده از داده‌های شفاف و قابل دسترس، خطای انسانی در فرآیندهای تصمیم گیری کمتر خواهد شد.
• افزایش همکاری:
با استفاده از داده‌های شفاف و قابل دسترس، همکاران در چارچوب گسترده تر و با همکاری بالاتر، قادر خواهند بود به رسیدن به هدف‌های سازمان کمک کنند.
انواع داشبورد مدیریتی:
داشبوردهای مدیریتی از لحاظ نقش و کارکرد به ۳ دسته زیر تقسیم می‌شوند:
داشبورد مدیریتی استراتژیک:
این داشبوردها برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند و به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت، کمک قابل توجهی می‌کنند.
داشبورد مدیریتی تحلیلی:
این داشبوردها دربردارنده محتوا، موارد مقایسه‌ای، سوابق بیشتر و شاخص‌های عملکردی دقیق‌تر و کامل‌تری هستند و با آنالیز اطلاعات، به مدیران برای گرفتن تصمیمات مهم کمک می‌کنند.
داشبورد مدیریتی عملیاتی:
این داشبوردها برای رصد پیشرفت و خروجی روزانه طراحی شده‌اند تا مدیران به راحتی بتوانند در جریان عملکردهای سازمان خود قرار گیرند.
مراحل راه اندازی داشبورد:
- طرح سوالات مطرح شده در زمان شروع پروژه، از جمله شکل ظاهری داشبوردها، استانداردها و معیارهای مورد نیاز، مناسب ترین شکل نمایش برای سطوح مختلف سازمان و کسانی که از داشبورد استفاده می کنند
- انتخاب ابزار مناسب برای طراحی داشبورد
- طراحی اولیه داشبورد با توجه به نیازهای کاربران
- تعیین مخاطبان و شناسایی نقش آنها در سازمان
- تعریف معیارهای اندازه گیری با توجه به نوع مخاط
داده‌های مورد نیاز برای یک داشبورد
بهترین روش برای آماده کردن داده‌های خود برای استفاده در یک داشبورد، شناسایی نیازهای مخاطبان آن است. برای آماده کردن داده‌ها، می توانید از ابزارهای مختلفی مانند اکسل، SQL و … استفاده کنید. در زیر به برخی از منابع آموزشی موجود در وب سایت‌های مختلف اشاره شده است که میتوانید با مطالعه آنها به روش‌های مختلف آماده سازی داده‌ها برای داشبوردها آشنا شوید:
بهترین روش برای طراحی داشبورد مناسب برای سازمان، شناسایی نیازهای مخاطبان آن است. در ابتدا باید به سوالات کلیدی زیر پاسخ داد:
-
- شکل ظاهری داشبوردها به چه صورت باشد؟
- استانداردها و معیار(metric)های مورد نیاز کدام هستند؟
- مناسب‌ترین شکل نمایش برای سطوح مختلف سازمان به چه نحوی است؟مند
- چه کسی یا چه کسانی از داشبورد استفاده می‌کند؟
پاسخ به این سوالات، در طراحی داشبوردهای مدیریتی بسیار کارآمدتر و مورد پسند کاربران و مدیران خود شما را قرار خواهد داد.
جمع‌بندی
راه‌اندازی داشبوردها یک مقوله تخصصی است اما شما در کسب و کار، سازمان و یا حتی امور شخصی خود میتوانید با استفاده از اکسل، گوگل شیت و یا دیگر ابزارها یک داشبورد ساده و کارآمد برای خود راه‌اندازی کنید تا از مزایای آن بهره ببرید. در یک نگاه به وضعیت فعلی خود پی ببرید و از خطاهای ذهنی پیش‌گیری کنید. در کارهای تخصصی و محدوده‌های وسیع‌تر میتوانید از یک متخصص هوش تجاری یا تحلیلگر داده برای طراحی داشبوردهای استاندارد استفاده نماید و در بازی رقابت احتمال پیروزی را افزایش دهید.
در صورتی که نیاز به مشاوره و همراهی در این مسیر داشتید در تماس با کارشناسان ما لحظه ای دریغ نکنید.