هر سازمان و به تبع آن پروژه های زیرمجموعه‌اش، در محیط‌های متفاوتی عمل می‌کنند و از عوامل گوناگونی تأثیر می‌پذیرند. این عوامل به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند: «دارایی‌های فرآیندی سازمان» و «عوامل محیطی سازمان». در این مقاله همند ، قصد داریم تا به صورت کلی به این دو موضوع مهم بپردازیم.
(1) دارایی‌های فرآیندی سازمان (Organizational Process Assets / OPAs):
که به آن دسته از فاکتورهای اثرگذار بر پروژه اشاره دارند که درون سازمانی‌اند و منشأ آنها خود سازمان، یک پورتفولیو یا طرح، پروژه‌ای دیگر و یا ترکیبی این‌ها است.
(2) عوامل محیطی سازمان (Enterprise Environmental Factors / EEFs):
که از محیط بیرونی پروژه و اغلب (اما نه همیشه) بیرون از سازمان سرچشمه می‌گیرند و ممکن است در سطوح سازمان، پورتفولیو، طرح یا پروژه تأثیر بگذارند.
OPAها و EEFها، ساختارهای سازمانی نیز نقش مهمی در چرخه عمر هر پروژه بازی می‌کنند. در مقاله حاضر، با عوامل محیطی سازمان آشنا خواهیم شد.
عوامل محیطی سازمان عبارت‌اند از:
عوامل فراوانی که خارج از محدوده پروژه قرار می‌گیرند و تحت کنترل آن نیستند، اما در عین حال بر آن اثر می‌گذارند.
به عنوان مثال، قیمت ارز در پروژه‌هایی که خرید خارجی دارند. همانطور که گفته شد، عوامل محیطی سازمان به شرایطی اشاره دارند که تحت کنترل تیم پروژه نیست، اما بر پروژه تأثیر می‌گذارند، قیدهایی به آن تحمیل و حتی گاهی آن را جهت‌دهی می‌کنند. مطابق استاندارد PMBOK، این عوامل، از مهم‌ترین ورودی‌ها در اغلب فرآیندهای برنامه‌ریزی پروژه‌ها و ممکن است گزینه‌های در دسترس مدیریت پروژه را افزایش داده یا محدود سازند. همچنین، ممکن است تأثیراتی مثبت یا منفی بر خروجی پروژه بگذارند. به عبارت ساده، می‌توان هدف از شناخت EEFها را، آگاهی از محیط پیرامون دانست.
برنامه‌ریزی آگاهانه
مدیر پروژه‌ای که قرار است پروژه جدیدی را اجرا کند، پیش از هر چیز، باید توجه کند که پروژه در کدام سازمان، در کدام شهر، استان و کشور، با چه محدودیت‌هایی و تحت چه شرایطی قرار است انجام شود. و این‌ها همگی بدین معنی است که برنامه‌ریزی باید آگاهانه و با در نظر گرفتن عوامل مختلف انجام گیرد. نشستن در یک اتاق در بسته و اتکا به 30 سال تجربه و سابقه کاری کافی نیست. زیرا هر محیط کاری، چالش‌های خاص خود را دارد. به عنوان مثال، شرایط حال حاضر کشور ما از بسیاری جهات با سال گذشته متفاوت است و آن زمان نیز با سال قبل‌تر از خود. دنیا مدام در حال تغییر است.
همانطور که پیش‌تر اشاره شد، عوامل محیطی سازمان، عواملی هستند که تحت اختیار و کنترل مدیر پروژه نیستند. حداقل فایده‌ای که آگاهی هر چه بیشتر او از این عوامل دارد، حتی اگر در عمل نتواند کاری در مورد آنها انجام دهد، این است که برنامه را واقع‌بینانه می‌بیند. برنامه‌ریزی واقع بینانه (Realistic Planning) یعنی برنامه‌ریزی مبتنی بر واقعیت‌ها. واقعیت‌ها چه چیزهایی هستند؟ EEFها یا همان واقعیت‌های محیط پیرامون که مدیر پروژه باید بر آنها مشرف باشد.
آن چنان که می‌دانیم، برخی از این واقعیت‌های محیط پیرامون برای پروژه مثبت‌اند و برخی منفی. زیرساخت‌های مناسب، نقدینگی خوب و نیروی انسانی مجرب نمونه‌هایی از واقعیت‌های محیطی خوب و شرایط سیاسی بی‌ثبات، رشد منفی اقتصادی و تحریم‌های خارجی مثال‌هایی از واقعیت‌های محیطی بد در یک پروژه هستند.هر چه آگاهی مدیر پروژه از عوامل محیطی سازمان بیشتر، برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر و هر چه برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر، بهره‌وری پروژه بیشتر.
هر چه آگاهی مدیر پروژه از عوامل محیطی سازمان بیشتر، برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر و هر چه برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر، بهره‌وری پروژه بیشتر است.
EEFها از نظر نوع و ماهیت بسیار متفاوت‌اند. اما به طور کل، به دو دسته درون سازمانی (داخلی) و برون سازمانی (خارجی) تقسیم می‌شوند. در ادامه، نمونه‌هایی از هر دو دسته ارائه شده است.
عوامل محیطی سازمان: درون سازمانی
این عوامل عبارت‌اند از:
- فرهنگ، ساختار و شیوه مدیریت سازمان: مانند چشم‌انداز، مأموریت، ارزش‌ها، باورها، معیارهای فرهنگی، شیوه رهبری، اختیارات و روابط سلسله مراتب و مقامات، سبک سازمانی، اصول اخلاقی و مرام‌نامه.
- توزیع جغرافیایی امکانات، تسهیلات و منابع: مانند مکان‌های کارخانه‌ها، تیم‌های مجازی، سیستم‌های مشترک و رایانش ابری.
- زیرساخت‌ها: مانند تسهیلات موجود، تجهیزات، کانال‌های ارتباط از راه دور سازمانی، سخت‌افزارهای فناوری اطلاعات، در دسترس بودن و ظرفیت‌ها.
- نرم‌افزارهای فناوری اطلاعات: مانند ابزارهای نرم‌افزاری زمان‌بندی، سیستم‌های مدیریت پیکربندی، رابط‌های وب با دیگر سیستم‌های اتوماسیون آنلاین و سیستم‌های واگذاری اختیار کارها.
- در دسترس بودن منابع: مانند محدودیت‌های مقاطعه و خرید، تأمین‌کنندگان و پیمانکاران مورد تأیید و موافقت‌نامه‌های همکاری.
- قابلیت‌های کارمندان: مانند تجربه، تخصص، خبرگی، مهارت‌ها، شایستگی و دانش تخصصی منابع انسانی موجود.
زیرساخت‌ها
که منظور از آنها در یک سازمان، سخت‌افزارها (طراحی رابط و تجربه کاربری نرم افزار)، نرم‌افزارها، ماشین‌آلات، تجهیزات، املاک، ساختمان‌ها و مواردی از این دست می‌باشد. یا به عبارتی زیرساخت‌های سازمانی یا مایملک سازمانی. برای یک مدیر پروژه، دانستن اینکه شرکت متبوعش چه ماشین‌آلات و تجهیزاتی دارد، چه تعداد دفتر کار دارد، چند ساختمان در کدام مناطق شهر دارد و نیز سایر اطلاعات مشابه، به هر چه واقع‌بینانه‌تر شدن تدوین برنامه‌ریزی کمک خواهد کرد.
منابع انسانی
که فراتر از دارایی‌هایی مانند املاک، وجهه‌ای مجزا و پراهمیت دارد. یک مدیر پروژه باید بداند چه منابع انسانی‌ای با چه تخصص‌ها و مهارت‌هایی در شرکت وجود دارد.
فرهنگ سازمانی
مورد دیگری که مدیر پروژه باید از آن مطلع باشد «فرهنگ سازمانی» است که یکی از واقعیت‌های مهم هر سازمان است. اگر در شرکتی، فرهنگ سازمانی وظعیت مطلوبی نداشته باشد، مدیر پروژه نمی‌تواند و قرار هم نیست که با آن بجنگد. اما حداقل با دانستنش می‌تواند طوری برنامه‌ریزی کند تا از بروز مشکلاتی که ریشه در این مسأله دارند جلوگیری کرده یا امکان وقوع آنها را به حداقل برساند.
عوامل محیطی سازمان: برون سازمانی
این عوامل عبارتند از:
- شرایط بازار: همچون رقبا، سهم از بازار، شناخت برند و علامت‌های تجاری.
- مسائل فرهنگی و اجتماعی: همچون فضای سیاسی، مرامنامه‌ها، اصول اخلاقی و ادراک.
- محدودیت‌های قانونی: همچون قوانین و مقررات کشوری یا محلی مرتبط با امنیت، حفاظت از داده‌ها، منشور اخلاقی کسب و کار، استخدام و تدارک.
- پایگاه داده تجاری: همچون نتایج ارزیابی‌های مقایسه‌ای، داده‌های استانداردشده تخمین هزینه‌ها، اطلاعات مطالعه ریسک در صنعت و پایگاه‌های داده ریسک.
- حقیقات آکادمیک: همچون مطالعات صنعتی، مقالات و کتاب‌های منتشر شده و نتایج ارزیابی‌های مقایسه‌ای.
- ستانداردهای دولتی یا صنعتی: همچون استانداردها و مقررات کارگزاران نظارتی مرتبط با محصولات، تولید، محیط، کیفیت و شیوه اجرا.
- ملاحظات مالی: همچون نرخ‌های تبدیل ارز، نرخ‌های بهره، نرخ تورم، تعرفه‌های گمرکی و موقعیت جغرافیایی.
- عناصر محیطی فیزیکی: همچون آب و هوا، شرایط کاری و محدودیت‌ها.
آگاهی از شرایط بازار
یعنی دانستن اینکه چه اقلامی در بازار فراوان است؟ کدام‌ها کمیاب است؟ چه کالاهایی در بازار انحصاری است؟ چه چیزهایی چندین منبع تأمین دارد؟ و پاسخ پرسش‌هایی از این قبیل.
شرایط سیاسی
عبارت است از اشراف کلی بر معادلات سیاسی داخلی، منطقه‌ای و جهانی، اعم از هر آنچه که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد مانند تغییر دولت‌ها.
پایگاه داده تجاری
بر خلاف پایگاه داده مالی که جزو دارایی‌های فرآیندی سازمان محسوب می‌شود و شامل اطلاعات مالی درون شرکت است، «پایگاه داده تجاری» از عوامل محیطی سازمان است. از آیتم‌های موجود در این پایگاه می‌توان به آخرین قیمت‌های بازار از جمله بازار بورس، طلا، نقره، آهن، سیمان، آجر و بطور کل فهرست بهای هر آنچه که شرکت شما می‌خواهد بخرد، اشاره کرد.
میزان ریسک پذیری ذینفعان
یعنی ذینفعانی که با آنها طرف حساب هستید، نسبت به کدام یک از محدودیت‌های زمان، هزینه، گستره یا کیفیت حساس‌تر هستند و چه مقدار. ممکن است ذینفعی نسبت به هزینه حساسیت زیادی داشته باشد ولی نسبت به زمان حساسیت چندانی نداشته باشد. برعکس، ذینفع دیگری نسبت به هزینه اصلاً حساس نیست، ولی برایش مهم است که پروژه حتماً در زمان خاصی افتتاح شود، حتی با هزینه بیشتر.
قوانین کار
و نهایتاً «قوانین وزارت کار» (یا اتحادیه‌ها، اصناف کارگری و امثال این‌ها) که مورد بسیار مهمی است. یعنی آگاهی از قوانین و آیین‌نامه‌ها و مقررات و استانداردهای دولتی و صنعتی. اگر شما مدیر پروژه‌ای در صنعت خودروسازی هستید، لازم است از قوانین و استانداردهای آن صنعت آگاه باشید. اگر فردا مدیر پروژه‌ای دیگر در پالایشگاه، نیروگاه، صنایع هوافضا یا هر بخش دیگری شدید هم همین طور. که اگر این‌ها را ندانید، بدون تردید در بخش‌هایی از برنامه‌ریزی‌تان دچار اشتباه و به تبع آن با مشکلاتی در اجرا مواجه خواهید شد.