همانطور که در قسمت نخست از مجموعه مقالات «ساختارهای سازمانی» گفته شد، این ساختارها یکی از عوامل تأثیرگذار بر مدیریت پروژه هستند. در قسمت قبل، ساختار وظیفه‌ای (Functional) و ویژگی‌های آن شرح داده شد.
اکنون به معرفی و بررسی ساختار پروژه ای (Projectized) خواهیم پرداخت. بر خلاف ساختار وظیفه‌ای که نزد اکثر مدیران پروژه چندان محبوب نیست، ساختار پروژه ای به دلیل اختیارات فراوانی که به مدیران پروژه می‌دهد از مطلوبیت بالایی در میان آنان برخوردار است.
ساختار سازمانی پروژه ای
در شکل زیر یک ساختار پروژه ای به تصویر کشیده شده است.
همانطور که در شکل فوق قابل مشاهده است، شرکت از مدیرعامل، واحدهای ستادی، که در بالا نمایش داده شده‌اند، و پروژه‌های آلفا و بتا، که در پایین نشان داده شده‌اند، تشکیل شده است. تمامی نیروهای پروژه آلفا که در سه واحد مهندسی، ساخت، تدارکات و زیرمجموعه‌های آنها مشغول به کار هستند، مستقیماً زیر نظر مدیر پروژه فعالیت می‌کنند و او شخصاً این واحدها را تشکیل می‌دهد. افراد تیم غالباً از بیرون سازمان جذب می‌شوند و معمولاً وقتی پروژه به اتمام می‌رسد، این نیروها ترخیص می‌شوند. به خصوص وقتی سازمان، پروژه دیگری نداشته باشد.
ویژگی‌های ساختار پروژه ای
ساختار پروژه ای نیز همچون سایر ساختارها، مزایا و معایب خاص خود را دارد. در ادامه، برخی از مهمترین آنها را مرور خواهیم کرد.
- هماهنگی بهتر افراد از تخصص‌های مختلف
- سادگی هماهنگی‌ها
- هر کارشناس، یک مدیر
- عدم حفظ تجربیات پروژه‌های قبل در سازمان بطور کامل
- تعهد بیشتر افراد به پروژه و اهداف آن
- پایین بودن امنیت شغلی
- پیشرفت کندتر تخصص افراد
- نهادینه نشدن کامل تخصص‌ها در سازمان
- هدررفت منابع
- نیازمندی به منابع بیشتر در صورت همزمانی پروژه‌های سازمان
مزایای مهم ساختار سازمانی پروژه ای
داشتن متولی
همانگونه که احتمالاً حدس می‌زنید، بر خلاف ساختار وظیفه‌ای که در آن تمرکز بر پروژه وجود نداشته و پروژه متولی مشخصی ندارد، مهمترین مزیت ساختار پروژه ای این است که پروژه در اولویت مدیر پروژه قرار داشته، بر آن تمرکز وجود دارد و مدیر پروژه متولی تمام و کمال آن است.
نیروهای انحصاری
مزیت بعدی این ساختار این است که نیروها غالباً به صورت تمام وقت و بطور انحصاری در پروژه مشغول به کار اند. در این ساختار معمولاً مدیران پروژه نیروهای خود را با مدیران سایر پروژه‌ها به اشتراک نمی‌گذارند. با این توضیحات، از آنجایی که هر کدام از افراد در این ساختار فقط یک کار دارند و آن هم پروژه ای است که در آن مشغول به کار اند، طبیعتاً وفاداری و عرق‌شان به پروژه بیشتر می‌شود. در ساختار وظیفه‌ای، یک کارشناس ممکن است بنا به دستور مدیرش در ده پروژه مختلف کار کند. در نتیجه، در ساختار وظیفه‌ای افراد بیشتر از اینکه نسبت به پروژه‌هایی که به آنها سپرده می‌شود عرق داشته باشند، به مدیر و واحدشان عرق دارند. اما در ساختار پروژه ای، افراد به پروژه ای که در آن مشغول به کار هستند تعلق خاطر دارند. شاید چون کار دیگری برای انجام دادن ندارند.
بروکراسی کم
نکته بعدی در ساختار پروژه ای، بروکراسی است که نسبت به ساختار وظیفه‌ای به مراتب کمتر است. ارتباطات در اینجا اثربخش‌تر است. زیرا در این ساختار تمامی کارکنان به صورت مجتمع و زیر نظر یک مدیر قرار دارند.
معایب مهم ساختار سازمانی پروژه ای
اگر به عنوان مدیر پروژه مزایای یاد شده را می‌خواهید، لازم است بهایی که باید برایش بپردازید را نیز مد نظر داشته باشید.
بی‌خانمانی
نخستین و مهمترین عیب این ساختار، بیماری‌ای است به نام «بی‌خانمانی» (No Home) یا خانه‌به‌دوشی کاری. به خصوص در انتهای دوره پروژه. اگر پروژه‌ای پنج ساله است و اکنون در ماه‌های آخر آن هستید، می‌توانید مطمئن باشید افراد رزومه‌ها را آماده کرده و به دنبال کار جدید هستند. یکی از نشانه‌های بروز این بیماری، مرخصی‌های مشکوک است؛ چون افراد در جستجوی کار اند. طبیعی‌ست زمانی که منافع و معاش افراد به خطر بیفتد، وفاداری آنها به تیم کمتر می‌شود.
یک مثال
موضوع فقط به اینجا ختم نمی‌شود. دو نفر از کارکنان در انتهای دوره پروژه به دنبال کار می‌گردند، نفر اول در مصاحبه مورد پذیرش قرار می‌گیرد و مقرر می‌شود اگر ظرف دو هفته به محل کار جدید ملحق شود با حقوق درخواستی خودش استخدام خواهد شد. نفر دوم مصاحبه می‌کند و به او می‌گویند منتظر تماس باشد؛ و این یعنی فعلاً خبری نیست!
برگردیم به پروژه؛ فاز اختتامیه در جریان است. نفر اول که به او گفته‌اند از دو هفته دیگر کارش را شروع کند، ناگهان به تکاپوی سریعتر انجام دادن کارها می‌افتد. او که تا دیروز کارها را به تأخیر می‌انداخت و افراد را به خاطر یک امضا روزها معطل می‌کرد، اکنون خودش به دنبال پیدا کردن بقیه و راه انداختن کارشان است. اما نفر دوم که قرار شده بود منتظر خبر باشد، در بازگشت به پروژه به ناگهان بر اهمیت فاز اختتامیه تأکید می‌کند. او سختگیر می‌شود و امضاها را تا حد ممکن به تأخیر می‌اندازد. به همین دلیل بخش‌هایی از پروژه به طرز نگران کننده‌ای جلوتر از برنامه حرکت می‌کند. بخش‌هایی دیگر نیز به طرز نگران کننده‌ای به تأخیر می‌افتد. اینها عوارض بیماری بی‌خانمانی در ساختار پروژه ای هستند.
سازمان‌ها برای اینکه تا حدودی این مشکل ساختار پروژه ای را حل کنند، معمولاً به افراد کلیدی پروژه این اطمینان خاطر را می‌دهند که پس از اتمام پروژه در سازمان باقی خواهند ماند و در پروژه‌های دیگر مشغول به کار خواهند شد؛ زیرا اگر افراد این باور را نداشته باشند، طبعاً به دنبال منافع شخصی خود و خانواده‌شان خواهند رفت.
بهره وری پایین منابع
اشکال دیگر ساختار پروژه ای این است که چون در این ساختار نیروها و منابع به طور اختصاصی به هر پروژه تخصیص داده شده و با پروژه‌های دیگر به اشتراک گذاشته نمیشوند، بهره‌وری استفاده از منابع در این ساختار، نسبت به ساختار ماتریسی کمتر است. در نتیجه، به دلیل بهره‌وری پایین استفاده از منابع، نسبت به سایر ساختارها، ساختاری گران است.