از آنجایی که ساختارهای سازمانی از مهمترین عوامل تأثیرگذار بر مدیریت پروژه هستند، شناخت و درک انواع آنها، از منظر مدیریت پروژه، از اهمیت فراوانی برخوردار است. در این قسمت از مجموعه مقالات ساختارهای سازمانی، با «ساختار وظیفه ای» یا «کارکردی» آشنا خواهیم شد. همچنین …
مدیر یا رئیس؟
در ساختار سازمانی برتری معنایی ندارد، بلکه این ساختار تنها نشان‌دهنده شیوه مدیریت و تقسیم کار است. کسی که در ساختار سازمانی بالاتر قرار می‌گیرد لزوماً حتی حقوق بالاتری نیز ندارد. ممکن است یک کارشناس فنی خبره از مدیر بالادستی خود حق الزحمه‌ای به مراتب بیشتر داشته باشد.
افرادی که در جایگاه‌های بالاتر قرار می‌گیرند مدیر هستند، نه رئیس. رئیس در یک ساختار سازمانی مناسب جایگاهی ندارد. مدیر به جای پایین‌دستان خود تصمیم نمی‌گیرد. بر آنها تحکم نمی‌کند. از آنها برتر نیست و حتی الزاماً از آنها بیشتر نمی‌داند. مدیر فردی است که در مدیریت تخصص دارد و با این تخصص به کارهای کارشناسان مجموعه خود شکل می‌دهد تا بهترین نتیجه از عملکرد مجموعه حاصل شود. داشتن یک مدیر خوب امتیاز بسیار بزرگی برای کارشناسان نیز هست، زیرا ارزش کار آنها را افزایش می‌دهد.
به طور کل، از منظر مدیریت پروژه، سه نوع ساختار سازمانی داریم:
ساختار سازمانی وظیفه ای
در شکل زیر یک ساختار وظیفه ای به تصویر کشیده شده است.
همانگونه که در شکل فوق قابل مشاهده است، در سطر نخست پس از مدیرعامل، واحدهای ستادی (مالی و اداری، منابع انسانی) قرار گرفته‌اند. در سطرهای بعدی نیز واحدهای صف (تدارکات، تولید، مهندسی، بازرگانی) و زیرمجموعه‌های آنها. یکی از ویژگی‌های ساختار وظیفه ای این است که در این ساختار خبری از جایگاه مدیران پروژه نیست و آنها را به طور مشهود نمی‌بینیم.
اکنون این سوال پیش می‌آید که وقتی پروژه‌ای در سازمان تعریف و یا از بیرون سازمان پذیرفته می‌شود چه اتفاقی خواهد افتاد؟ وقتی پروژه‌ای در چنین ساختاری وارد می‌شود، بین واحدهای سازمانی به خصوص واحدهای صف توزیع می‌شود. به عنوان مثال، طراحی پروژه را به واحد مهندسی می‌سپاریم. ساخت را به واحد تولید واگذار می‌کنیم. تأمین مواد اولیه و لجستیک را به واحد تدارکات، و مارکتینگ، و فروش و قراردادها را به واحد بازاریابی. بنابراین پروژه در ساختار وظیفه ای بین واحدهای صف توزیع می‌شود. معمولاً یکی از مدیران این واحدها با حفظ سمت به عنوان مدیر پروژه تعیین می‌گردد.
سطح هماهنگی پروژه
اما میزان قدرت چنین مدیر پروژه ای چقدر است؟ اصلاً اختیاراتی دارد؟ برای اینکه این موضوع را بهتر متوجه شویم به باکس خط‌چین در شکل بالا که «سطح هماهنگی پروژه» (Project Coordination Level) نامیده می‌شود توجه نمایید.
فرض کنید مدیر واحد مهندسی با حفظ سمت مدیر پروژه A نیز هست. همانطور که مشاهده می‌کنید در ساختار وظیفه ای، هماهنگی کارهای پروژه A در سطح مدیران صف انجام می‌شود. این یعنی اگر قرار است دپارتمان الکترونیک در واحد مهندسی با دپارتمان خرید در واحد تدارکات تماس برقرار کند، اجازه تماس مستقیم را نخواهد داشت. بلکه باید سلسله‌مراتب را رعایت کند.
ویژگی‌های ساختار شکست وظیفه ای
این ویژگیِ ساختار وظیفه ای است. به عبارتی در ساختار وظیفه ای، سلسله مراتب سازمانی در ارتباطات به شدت تأثیرگذار است. یعنی میزان بروکراسی اداری در این ساختار بالاست. از آنجایی که سطح هماهنگی پروژه در این ساختار، سطح مدیران است و چون غالب این مدیران با یکدیگر از لحاظ جایگاه سازمانی هم‌سطح هستند، معمولاً در این ساختار مدیر پروژه اختیارات بسیار کمی دارد یا اصلاً وجود ندارد. برای همین بسیاری بر این عقیده‌اند که مدیر پروژه در این ساختار عملاً یک هماهنگ کننده بیش نیست. اکنون که با کلیت ساختار وظیفه ای آشنا شدیم، مزایا و معایب آن را در جدول زیر با هم مرور می‌کنیم:
موارد یاد شده فراتر از مزایا و معایب، ویژگی‌های این ساختار را به ما نشان می‌دهند. به یاد داشته باشیم هر کدام از ساختارهای سازمانی با توجه به ویژگی‌هایشان در موقعیتی بهترین و و مناسب‌ترین‌اند. مثلاً در شرکتهای پروژه-محور این ساختار خیلی کاربردی ندارد و پیشبرد پروژه تقریباً ناممکن می‌شود. اما در بعضی از شرکت‌ها، به خصوص شرکتهای تولید-محور، یا وقتی که پروژه پیچیدگی خیلی زیادی ندارد، این ساختار می‌تواند کاربرد داشته باشد. برخی از بارزترین ویژگی‌های ساختار وظیفه ای عبارتند از:
- سادگی مدیریت کارشناسان
- سادگی هماهنگی‌ها
- هر کارشناس، یک مدیر
- انتقال ساده‌تر تجربه‌ها از پروژه قبل به بعد
- کم‌توجهی کارشناسان به اهداف پروژه
- صرفه‌جویی در منابع
- کمبود هماهنگی بین کارشناسان واحدهای کارکردی در یک پروژه
- پیشرفت سریع‌تر تخصص کارشناسان در واحدهای کارکردی
مزایای مهم ساختار وظیفه ای
سپردن کارها به متخصصین
مهمترین مزیت ساختار وظیفه ای این است که کارها به دست متخصصین مربوطه انجام می‌شوند. کارهای سپرده شده به هر کدام از واحدها در حیطه تخصص آنها است.
چارت سازمانی ثابت
دومین مزیت مهم ساختار وظیفه ای این است که با ورود هر پروژه جدید به سازمان، نیازی به تغییر چارت سازمانی نیست. در نتیجه ساختار سازمانی به دفعات نیاز به تغییر و بازنگری ندارد.
استفاده بهینه از منابع کمیاب
مزیت مهم دیگر این ساختار استفاده بهینه از منابع ارزشمند و کمیاب است. فرض کنید واحد مهندسی پنجاه نفر نیروی انسانی دارد. قطعاً همه این افراد از نظر دانش، مهارت و تجربه با هم یکسان نیستند و بعضی جزو منابع کمیاب و حتی نایاب‌اند؛ و به همین ترتیب در خصوص ماشین‌آلات و تجهیزات. در این ساختار، «مدیر وظیفه ای»* می‌تواند بهترین استفاده را از منابع کمیاب و نایاب، به خصوص منابع انسانی خبره بکند.
معایب مهم ساختار وظیفه ای
اختیارات محدود مدیر
همانطور که پیشتر گفته شد، بزرگترین اشکال ساختار وظیفه ای این است که اختیارات مدیر پروژه کم و محدود است. حتی در مواردی وجود ندارند.
بروکراسی زیاد
عیب دیگر ساختار پروژه ای در قیاس با سایر ساختارهای سازمانی این است که در این نوع ساختار بروکراسی اداری خیلی بالاست.
عدم تمرکز مدیر پروژه
از همه مهمتر، در ساختار وظیفه ای مدیران بیشتر از اینکه نسبت به پروژه دغدغه‌مند باشند نسبت به وظیفه‌شان دغدغه دارند. به عنوان مثال، فردی را در نظر بگیرید که در خط تولید خودروی آلفا، مدیر تولید است. در عین حال مسئولیت مدیریت پروژه طراحی و تولید خودروی بتا را نیز به او می‌سپارند. آنچه برای او بیشترین اولویت را دارد، این است که در هر روز باید تعداد معینی از این خودرو را تولید کند. اگر این اتفاق نیفتد تبعات گوناگونی به دنبال خواهد داشت. بنابراین اینکه در این نوع ساختار بیشترین تأکید بر روی وظیفه‌های جاری است، یک عیب برای مدیریت پروژه محسوب می‌شود.
نداشتن متولی
نکته پایانی اینکه، در این نوع ساختار معلوم نیست چه کسی صاحب مشخص پروژه است. یعنی اگر شما مشتری پروژه A باشید، طبق مثالی که پیشتر عنوان شد، قاعدتاً باید مدیر مهندسی سازمان به عنوان مدیر پروژه طرف حساب شما باشد. اما در عمل، او تنها بر مسئولیت‌های واحد مهندسی اشراف دارد و برای پیگیری بقیه امور شما را به واحدهای مربوطه ارجاع می‌دهد. یعنی پروژه متولی مشخصی ندارد. در نتیجه، بی‌توجهی، کمبود یا عدم تمرکز بر پروژه وجود خواهد داشت.
* در مجموعه مقالات «ساختارهای سازمانی»، هر مدیری که در پروژه فعالیت دارد (به جز مدیر پروژه)، مدیر وظیفه ای نامیده می‌شود. با مدیر ستادی اشتباه نشود.