سازمانها و پروژههایشان در محیطهای گوناگونی فعالیت میکنند که ممکن است از آنها تأثیر بپذیرند. این اثرات که ممکن است منشأ درون سازمانی داشته باشند یا تحت تأثیر عوامل پیرامونی پدیدار گردند، میتوانند مطلوب یا نامطلوب باشد. دارایی های فرآیندی سازمان از اثرگذارترین عوامل بر پروژهها هستند.
(1) دارایی های فرآیندی سازمان (Organizational Process Assets / OPAs)
(2) عوامل محیطی سازمان (Enterprise Environmental Factors / EEFs)
همچنین، علاوه بر OPAها و EEFها، ساختارهای سازمانی نیز نقش مهمی در چرخه عمر هر پروژه بازی میکنند. در مقاله پیش رو، نگاهی اجمالی به عوامل محیطی سازمان خواهیم داشت.
داراییهای فرآیندی سازمان عبارتند از:
تمامی روالها، سیاستها، دستورالعملها و اطلاعات ذخیره شده در سازمان که باید در پروژهها بکار گرفته شوند، یا بکارگیری آنها مفید خواهد بود.
دارایی های فرآیندی، درونیِ سازماناند که ممکن است از خود سازمان، یک پورتفولیو، طرح، پروژهای دیگر یا ترکیبی از اینها برآمده باشند. دارایی های فرآیندی سازمان به دو دسته تقسیم میشوند:
1. فرآیندها و رویهها
از جذب نیرو گرفته تا عقد قرارداد و ارزیابی پیمانکاران و کارکنان همگی نمونههایی از فرآیندها و رویههای سازمانیاند. هر چقدر چنین رویههایی داشته باشید و این رویهها قویتر باشند، کار کردن در سازمان شما راحتتر است. چون برای هر مسأله، موضوع و کاری رویهای دارید.
هنگامی که در یک شرکت پیمانکاری، نخستین پروژه پالایشگاهی را انجام میدهید، فهرست فعالیتها و ساختار شکست کارها (WBS) را تولید میکنید. پس در صورت ساختن الگو، برای پروژه پالایشگاهی بعدی نیازی به تهیه دوباره آنها ندارید. الگوها کپیبرداری صرف نیستند ولی تا حد زیادی میتوانند از زحمات تکراری بعدی جلوگیری و در زمان صرفهجویی کنند. الگوها به شدت باعث میشوند که چرخها را از نو اختراع نکنیم.
سازمانها بر اساس رویهمندی
سازمانها از منظر رویهمند بودن، بر اساس میزان بلوغشان به سه دسته تقسیم میشوند:
- بالبداهه یا هیأتی (Ad Hoc)
- فردگرا (People Oriented)
- فرآیندگرا (Process Oriented)
سازمانهای هیأتی
در پایینترین سطح سازمانهای هیأتی قرار دارند. سازمانهایی که درآنها رویهای وجود ندارد و در نتیجه هر کسی هر کاری دلش میخواد انجام میدهد. نه تنها در این سازمانها رویهای وجود ندارد بلکه افراد با یکدیگر هماهنگ نیز نیستند.
سازمانهای فردگرا
در سطح بالاتر، سازمانهای فردگرا قرار دارند. سازمانهایی که سیستم و رویه ندارند اما افراد با همدیگر هماهنگاند. اگرچه این دسته خیلی بهتر از دسته قبل است، اما پایدار نیست. چون اگر به هر دلیلی اعم از اخراج، ترفیع، ترک کار و … یکی از افراد این زنجیره متصل بهم از آن جدا شود، از آنجائیکه هیچ رویهای وجود ندارد، نفر جایگزین با مشکلات عمدهای روبرو خواهد شد، زیرا هماهنگی نفر پیشین با بقیه بر اساس آشنایی و مدت زمان طولانی همکاری با آنها ایجاد شده بود و نه بر پایهی رویههای مستندسازی شده، در نتیجه نفر جدید در ابتدای کار در این زنجیره غریبه و در نتیجه ناهماهنگ خواهد بود.
سازمانهای فرآیندگرا
مشکل یاد شده باعث میشود سازمانهای موفق به سمت مرحله بالاتری از تکامل حرکت و با استفاده از افراد توانمند اقدام به نوشتن رویهها کنند. چنین سازمانهایی که به بالاترین سطح بلوغ از لحاظ وجود فرآیندها و رویههای سازمانی دست یافتهاند، سازمانهای فرآیندگرا نامیده میشوند. در چنین سازمانهایی اثر جابجایی افراد کمینه خواهد شد، زیرا فرآیندها مستقل از افراد در جای خود ثابتاند.
سازمانهایی که OPA قوی دارند آنهایی هستند که در دسته اخیر قرار دارند و طبیعی است که کار کردن در چنین سازمانی بسیار لذتبخشتر است.
| ویژگیها ← ↓ انواع سازمان | رویههای مستند | هماهنگی پرسنل | پایداری | هماهنگی نفرات جدید |
|---|---|---|---|---|
| سازمانهای هیأتی (Ad Hoc) | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| سازمانهای فردگرا (People Oriented) | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| سازمانهای فرآیندگرا (Process Oriented) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
در ادامه، تعدادی از مهمترین OPAهای دستهی فرآیندها و رویهها فهرست شدهاند:
دارایی های فرآیندی سازمان: فرآیندها و رویهها
- مجموعه فرآیندهای استاندارد سازمان
- راهنماهای استانداردسازی شده
- دستورالعملهای کاری
- انواع الگوها
- معیارهای ارزیابی طرحهای پیشنهادی
- رویههای کنترل ریسک
- راهبردهای خاتمه پروژه
- معیارهای اندازهگیری عملکرد
- رویههای مدیریت مشکلات و نقصها
- رویههای کنترل تغییرات
2. پایگاه دانش سازمانی
دسته دوم OPAها که پایگاه دانش سازمانی نام دارند به دو گروه عمده سوابق اطلاعاتی و آموختهها تقسیم میشوند.
سوابق اطلاعاتی
ریسکهای شناسایی شده، نقشهها و مدارک و هر آنچه که از پروژههای قبلی عیناً مستندسازی شده و در آرشیو سازمان باقی مانده سوابق اطلاعاتی خوانده میشوند.
آموختهها
گروه دوم یعنی آموختهها از اهمیت فوق العادهای برخوردارند. شرکتهایی که دانش محورند همیشه در OPAهایشان آموختههای قویای دارند که وجود آنها میتواند به شدت برای مدیران پروژه و تیمهایشان در پروژه های بعدی سازمان مفید باشد. آموختههای پروژههای گذشته اصطلاحاً از دو بخش تشکیل میشوند:
- موفقیتها
- شکستها
سازمانی که آموختههایش را مینویسد یعنی موفقیتها و شکستهایش در پروژهها و کارهای قبلی را نوشته است. این ثبت کردن تنها به تهیه لیست موفقیتها و شکستها محدود نمیشود. اینکه چه موفقیتهایی به دست آمدهاند و مهمتر از آن چگونه، به تفصیل مستندسازی و به سوالهایی از این دست پاسخ داده میشود: چگونه پروژهتان را دو ماه زودتر تمام کردید؟ یا چگونه در پروژهتان حتی یک مورد اخراجی هم نداشتید و افراد تیم تا این حد با هم هماهنگ بودند؟ ثبت پاسخ چنین سوالاتی، این امکان را برای دیگران فراهم میآورد. تا در پروژههای بعدی از تجربیات برتر شما استفاده کنند.
دادیم. علاوه بر اینکه پاسخ به سوالهایی از این دست که “چه کردید که پروژهتان شش ماه به تأخیر افتاد؟” مستندسازی میشوند، بلکه مهمتر از آن، نوشته میشود که پس از تجربه چنین شکستهایی چگونه مشکلات بوجود آمده را حل کردهاید.
یک مثال
مثلاً اگر دلیل شکست نداشتن برنامهریزی منسجم در حوزهی تدارکات بود، با مکتوب کردن آن، تجربه خود را در اختیار سایر مدیران پروژه سازمان خواهید گذاشت تا از تجربه شما استفاده کنند و اشتباهتان را تکرار نکنند. اگر در پروژه شما مخزنی نشت کرد، برای رفع آن چه کار کردید؟ اگر در پروژه شما اعتصاب رخ داد، چگونه مشکلات ناشی از آن را حل کردید؟ و بسیاری سوالات دیگر از این دست که پاسخ دادن به آنها و ثبت این پاسخها به عنوان دارایی های فرآیندی سازمان، حداقل فایدهای که به همراه خواهد داشت، جلوگیری از تکرار راهکارهای اشتباه پیشتر آزموده شده در پروژههای فعلی سازمان خواهد بود.
به زبان ساده تر شرکت هایی که دارایی های فرآیندی قوی دارند، یعنی رویهها و دستورالعملها و پایگاه دانش قویای دارند. کار کردن در چنین شرکتهایی بسیار لذت بخش است و برعکس. اگر OPAهایتان قوی نباشد، بهرهوری سازمان شما همواره پایین خواهد بود، زیرا منابع محدود سازمانتان (اعم از منابع مالی، انسانی، مصالح، ماشینآلات و تجهیزات و…) به صورت مداوم درگیر حل مشکلات تکراری خواهند بود.
سایر موارد
پایگاه دانش سازمانی، علاوه بر سوابق اطلاعاتی و آموختهها، میتواند شامل موارد دیگری نیز باشد، مانند: پایگاه داده مالی که حاوی اطلاعات مالی و هزینههای پروژههای پیشین است که میتواند برای برآورد هزینه در پروژههای بعدی بسیاری کمککننده باشد. با اعمال ضرایبی بر دادههای گذشته میتوانید مبنایی برای پیشبینی آینده داشته باشید. برخی از بارزترین OPAهای دستهی پایگاه دانش سازمانی در ادامه فهرست شدهاند.
دارایی های فرآیندی سازمان: پایگاه دانش سازمانی
- پایگاه داده سنجش فرآیند
- پایگاه داده مالی
- فایلهای پروژه
- پایگاه داده مدیریت مشکلات و نقصها
- سوابق اطلاعاتی
- پایگاه دانش آموختهها
- پایگاه دانش مدیریت پیکرهبندی
علاوه بر تأکید مبرم بر اهمیت داشتن OPAهای قوی در سازمان (فرض طلایی اول)، نکته دیگری که بسیار حائز اهمیت است، بروز رسانی پیگیر و منظم OPAها در خلال انجام پروژههای سازمان است (فرض طلایی دوم).
اکثر شرکتهایی که ناموفق هستند، یا دارایی های فرآیندی ندارند و یا بطور منسجم آنها را به روزی نمیکنند. در اکثر شرکتهای ناموفق، نه تنها چرخها هر روز از نو اختراع میشوند، بلکه بابت آن جایزه هم میدهند. در صورتی که پیش از این بارها تجربه شده.
OPAها باعث میشوند گذشته را چراغ راه آینده کنیم. یکی از سادهترین و ارزشمندترین روشهای بروز رسانی OPAها در طول پروژه نوشتن آموختههای خودتون در پروژه خودتان است تا برای خودتان و دیگران در آینده آموزه گردد.
در شرکتهای چندملیتی
در شرکتهای چندملیتی تراز اول، هنگام بروز یک مشکل (مثلاً نقصی در عملکرد کمپرسور یک توربین گازی جدید به هنگام تست بعد از نصب)، پیش از هر کاری به سراغ پایگاه دانش سازمان میروند، و در آنجا مشکل را جستجو میکنند.
اگر شرکت پایگاه دانشی داشته باشد که بخوبی سازماندهی شده باشد، آیتمهای مشابه را به شما نمایش خواهد داد. مثلاً در خواهید یافت که 2 سال پیش مشکل مشابهی در آرژانتین رخ داده بوده و راهکار آن هم مشخص است. یافتن پاسخ چنین پرسشی در یک پروژه بینالمللی از اتلاف انرژی قابل توجهی پیشگیری و از هزینههای کلان متعاقب جلوگیری خواهد نمود. در چنین شرکتهایی پرسنل موظف هستند بصورت ماهیانه، هفتگی یا بعضاً روزانه، زمانی را به نوشتن آموختهها اختصاص دهند و در صورت عدم انجام آن، تمام یا بخشی از حقوق ماهیانه آنها پرداخت نمیگردد. بنابراین، ثبت OPAها، لطف در حق شرکت نیست، بلکه یک وظیفه حرفهای است.
بازتاب: عوامل محیطی سازمان: عواملی خارج از کنترل و محدوده پروژه که بر آن اثر میگذارند.