تأثیرگذاران سازمانی بر مدیریت پروژه

تأثیرگذاران سازمانی، مجموعه‌ای از عوامل و واقعیت‌ها هستند که بر هر پروژه‌ای تأثیر می‌گذارند؛ چه مثبت، چه منفی. در ادامه به مجموعه‌ای از عوامل تاثیرگذار در سازمان اشاره خواهیم کرد.

همانطور که در شکل فوق مشاهده می‌کنید، مهمترین تأثیرگذاران سازمانی عبارتند از:

• دارایی‌های فرآیندی سازمان
• عوامل محیطی سازمان
• ساختار سازمانی
• ارتباطات سازمانی
• فرهنگ و سبک سازمانی

در ادامه با هر یک از تأثیرگذاران سازمانی بر مدیریت پروژه به طور اجمالی آشنا خواهیم شد.

تأثیرگذاران سازمانی در پروژه‌ها

1. دارایی‌های فرآیندی سازمان (OPA):

یکی از مهمترین تأثیرگذاران سازمانی بر هر پروژه‌‌ای، «دارایی‌های فرآیندی سازمان» هستند. دارایی‌های فرآیندی سازمان عبارتند از تمام روال‌ها، سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها و اطلاعات ذخیره شده در سازمان که باید در پروژه‌ها به کار گرفته شوند یا به کارگیری آنها مفید خواهد بود. آیا داشتن اطلاعات پروژه‌های قبلی شرکت می‌تواند برای پروژه‌های بعدی مفید باشد؟ قطعاً بله. این یک دارایی است، از نوع فرآیندی.

اینکه شرکت شما متودولوژی مدیریت پروژه داشته باشد، یعنی دقیقاً بدانید هر کدام از کارها در پروژه‌های شرکت را چگونه باید انجام دهید، این هم یک دارایی فرآیندی است که سالها برای جمع‌آوری آن کوشش و هزینه شده و به پشتوانه انبوهی از تجربیات گوناگونِ ثبت و بروزرسانی شده در آن، اعم از دستاوردها و شکست‌ها، ارزش مادی و معنوی بسیار زیادی برای سازمان شما دارد.

2. عوامل محیطی سازمان (EEF):

«عوامل محیطی سازمان» از دیگر تأثیرگذاران مهم سازمانی بر پروژه‌ها هستند. هر پروژه محدوده‌ای دارد و عوامل تأثیرگذار فراوانی خارج از آن محدوده قرار می‌گیرند، یعنی تحت کنترل آن نیستند و در عین حال بر آن اثر می‌گذارند. به عنوان مثال قیمت ارز در پروژه هایی که خرید خارجی دارند تأثیر فراوانی دارد، ولی تحت کنترل پروژه نیست. به چنین عواملی، عوامل محیطی سازمان گفته می شود. سه عامل محیطی بسیار مهم و تأثیرگذار بر روند پروژه و مدیریت آن را در ادامه مرور خواهیم کرد.

1.2. ساختار سازمانی (Organizational Structure):

که در میان سه عامل محیطی تأثیرگذارترین است. اینکه مدیر پروژه در سازمانی با چه نوع ساختاری (وظیفه‌ای، پروژه‌ای، ماتریسی، مرکب) به هدایت پروژه مشغول است تأثیرات قابل توجهی بر میزان قدرت، مسئولیت و اختیارات او، میزان اختیارات سایر مدیران سازمان و نیز پیچیدگی‌های سازماندهی پروژه دارد که هر کدام به نوبه خود می‌توانند بر عملکرد پروژه اثرات بسزایی داشته باشند.

2.2. ارتباطات سازمانی (Organizational Communications):

که عبارت است از ارتباطات رایج و معمول در سازمان. در برخی از سازمان‌ها، اینکه یک کارشناس مستقیماً با مدیرعامل مجموعه ارتباط برقرار کند یک امر عادی است. اما در سازمانی دیگر، ارتباط مستقیم یک کارشناس با مدیرعامل معمول نیست و از طریق مدیر و معاونت بالادستی‌اش صورت می‌گیرد. به عبارت ساده‌تر، در ارتباطات یک شرکت سلسله مراتب وجود دارد و در ارتباطات شرکتی دیگر وجود ندارد. کار کردن در پروژه‌‌های تحت نظر هر کدام از این سازمان‌ها بر روند پروژه و اموری همچون سرعت ارتباطات، نامه‌نگاری‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و امثالهم تأثیر مثبت یا منفی خواهد داشت. بگذارید یک مثال واقعی را مطرح کنیم.

فرض کنید هر کدام از دپارتمانهای یک شرکت مجاز باشند مستقیماً با پیمانکارها تماس بگیرند؛ امور کنترل کیفیت در خصوص تعداد و نحوه انجام تست‌های مورد نیاز برای تأیید هر کدام از تحویل‌شدنی‌ها، امور مالی برای تعیین شیوه تدوین صورتحساب برای پرداخت‌ها، امور کنترل پروژه برای مشخص کردن فرمت گزارشات هفتگی و ماهانه و بقیه بخش‌ها نیز به شیوه مشابه.

اما در یک شرکت دیگر کانالهای ارتباط با پیمانکار فقط از طریق دفتر مدیریت پروژه (PMO) یا امور قراردها انجام می‌شود و تمامی دپارتمانهای دخیل در پروژه مسائل‌شان را به اطلاع این بخش می‌رسانند تا از این طریق به پیمانکار منتقل گردد. مطمئناً کار کردن در هر کدام از این دو شرکت با دیگری متفاوت است و همانطور که پیشتر گفته شد، هر کدام از این رویه‌ها می‌توانند تأثیراتی مثبت یا منفی بر پروژه شما بگذارند.

3.2. فرهنگ و سبک سازمانی (Organizational Cultures and Styles):

فرهنگ سازمانی که در آن کار می‌کنید یکی دیگر از عوامل اثرگذار بر مدیریت پروژه است. فرهنگ یک سازمان شامل چه چیزهایی است؟

نگرش سازمان

یعنی آیا این سازمان آینده‌نگر هست یا نه؟ آیا برای آینده‌اش چشم‌انداز دارد یا ندارد؟ بعضی از سازمان‌ها برای یک، دو و دوازده ماه آینده برنامه دارند، اما برای 5 سال آینده برنامه‌ای ندارند. اینکه شرکت شما دارای چشم‌انداز، مأموریت، ارزشها و امثالهم باشد در مدیریت پروژه تعیین‌کننده است.

قوانین و مقررات سازمان

قوانین، خط‌مشی‌ها، روش‌ها و دستورالعمل‌ها هم می‌توانند بخشی از فرهنگ شرکت باشند. اینکه شرکت قوانین و مقررات داشته باشد، یعنی ضابطه‌مند باشد یا رابطه‌مند، جزوی از فرهنگ آن شرکت است. آیا طرز لباس پوشیدن و پوشش افراد هم می‌تواند بخشی از فرهنگ آن باشد؟ بله. در بعضی از شرکتها افراد می‌توانند به دلخواه لباس بپوشند و در بعضی از شرکتها موظف به پوشیدن لباس فرمی که سازمان به آنها می‌گویند بپوشند.

سیستم تشویق و پاداش

چنین سیستم‌هایی در هر سازمانی می‌توانند بخشی از فرهنگ آن شرکت باشند. در برخی از شرکت‌ها اصلاً چنین سیستمی وجود ندارد و در بعضی دیگر به شدت بر تشویق و پاداش تأکید می‌گردد و به جای تأکید بر حقوق ثابت، مواردی مانند پاداش، آکورد، کارانه و امثالهم برجسته‌تر است.

ریسک‌پذیری

بعضی از شرکت‌ها ریسک‌پذیرند، بعضی‌ها ریسک‌گریزند و بعضی‌ها بینابین این دو. تلرانس پذیرش ریسک از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است و این موضوع بی‌شک بر روند مدیریت پروژه‌ها اثرگذار است.

سلسله مراتب و اختیارات

در بعضی شرکتها بین کارشناس تا مدیرعامل ده سطح وجود دارد، در برخی‌ها سه سطح. بعضی خیلی سلسله‌مراتبی‌اند و برخی خیلی مسطح. در یک سازمان اختیارات تقویض می‌شود و در سازمانی دیگر تنها مدیرعامل تصمیم گیرنده است. این دست مسائل نیز جزوی از فرهنگ سازمان‌اند.

ساعت‌های کاری و اخلاق کاری

تعداد ساعت‌های کاری روزانه و هفتگی، تعداد شیفت‌های کاری روزانه، اخلاق کاری و امثالهم، همگی نمونه‌هایی از فرهنگ یک شرکت‌ هستند.

محیط‌های عملیاتی

بدون شک محیط عملیاتی هر پروژه که تحت تأثیر عوامل متعددی همچون فاکتورهای اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، مالی، فرهنگی، فیزیکی، بوم‌شناختی، روانی، سازمانی و غیره است، بر پروژه و مدیریت آن تأثیر بسزایی دارد.

پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) می‌گوید:

فرهنگ و سبک‌های رهبری، آموخته و با دیگران در سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند و می‌توانند تأثیری قوی بر قابلیت پروژه در رسیدن به اهدافش بگذارند.

مدیر پروژه با تعدادی کارفرما، پیمانکار و واحدهای سازمانی در ارتباط است که فرهنگ آنها با همدیگر یکسان نیست. مثلاً ممکن است کارفرما از بخش دولتی باشد و پیمانکار از بخش خصوصی. در نتیجه، مدیر پروژه با افرادی از فرهنگ‌ها و سبک‌های سازمانی متفاوت در ارتباط است و باید مراقب باشد تعاملش با آنها به گونه‌ای باشد که ارزش‌های سازمانی آنها را به چالش نکشد.

سبک رهبری

یکی از اجزای فرهنگ سازمانی هر شرکتی، سبک رهبری در آن است. در بعضی از سازمان‌ها مدیرعامل حرف اول و آخر را می‌زند و در بعضی هیأت‌مدیره. در برخی معاونت‌ها از قدرت قابل توجهی برخوردارند و در برخی مدیریت‌ها یا کارشناسان یا هیچکدام! آنچه مسلم است، تصمیم‌گیرنده سازمانی بودن در یک شرکت، الزاماً به سمت و پست سازمانی افراد مرتبط نیست.

به عنوان مثال، شرکتی را در نظر بگیرید که ده معاونت مختلف زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کنند. آیا قدرت تمامی اینها با هم یکسان است؟ خیر. به همین دلیل هم مدیر پروژه باید بداند کدام افراد در سازمان تصمیم‌گیرندگان‌اند. او باید بتواند تصمیم‌گیرندگان سازمانی را تشخیص دهد و با آنان کار و تعامل کند تا در مواقع ضروری حمایتشان را از پروژه جلب کند و بدین ترتیب احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهد.

نهایتاً، در نگاه جهانی، اگر پروژه شما یک پروژه بین‌المللی باشد، در این صورت شما با چند فرهنگی سر و کار دارید؛ فرهنگهای مختلف که هر کدام ارزشهای مختلفی دارند. ممکن است چیزی در کشور یا شرکت شما ارزش باشد و در کشور یا شرکت دیگری ضدارزش. در نتیجه، آگاهی از فرهنگ‌های مختلف می‌تواند بسیار حیاتی و کلیدی و عدم آگاهی می‌تواند حتی مخرب باشد.

به عنوان مدیر پروژه، باید از فرهنگ سازمانی آگاه باشیم. اگه فرهنگ سازمانمان را خوب بشناسیم، برنامه‌ریزی‌مان طبق فرهنگی که در سازمان جاری است و واقع‌گرایانه خواهد بود.